Privacy-Tool Version: V3.15
Neu: KI-Dokumentation für Applikationen
Das System unterstützt Sie bei der Erfüllung der Anforderungen der KI-Verordnung der EU und bietet im Modul Systemlandschaft ab sofort die Möglichkeit, KI-Systeme innerhalb der Organisation zu erfassen und zu dokumentieren. Mit der KI-Dokumentation lassen sich Informationen zu Zweck, Risiken und Rolle von KI-Systemen zentral hinterlegen und verwalten.
Zu den Kernfunktionen gehören:
- KI-Erfassung aktivieren: Im Abschnitt „Allgemein“ einer Applikation kann festgelegt werden, ob es sich bei der Software um ein KI-System handelt.
- Strukturierte Dokumentation: Hinterlegen Sie detaillierte Informationen wie Zweck, Rolle Ihrer Organisation, Risiko-Einschätzung sowie Maßnahmen zur Risikominimierung.
- Flexible Anpassung: Neue KI-Dokumentationen können flexibel hinzugefügt werden. Bestehende Einträge lassen sich bearbeiten oder löschen.
- Übersichtliche Darstellung: Applikationen mit KI-System werden in einer übersichtlichen Tabelle angezeigt und lassen sich gezielt durchsuchen.
Mit dieser neuen Funktion bietet das System eine zentrale Grundlage, um die Nutzung von KI-Systemen nachvollziehbar zu dokumentieren und erste Schritte zur Konformität mit der KI-Verordnung der EU umzusetzen.
Weitere Informationen: https://docs.dsevstatus.de/dsev-privacytool/ki-dokumentation
Neu: Besucherverwaltung
Das System bietet nun im Modul Systemlandschaft eine umfassende Besucherverwaltung zur zentralen Erfassung und Organisation von Besuchern an einem Standort. Mit dieser Funktion können sowohl manuelle Eintragungen als auch die digitale Selbstregistrierung effizient umgesetzt werden.
Zu den Kernfunktionen gehören:
- Digitale Besuchererfassung: Besucher können direkt im System erfasst, bearbeitet und verwaltet werden. Eine übersichtliche Tabelle bietet Informationen zu Name, Unternehmen, Besuchsgrund und Status.
- Selbstregistrierung über Online-Formular: Besucher können sich eigenständig über ein individuell anpassbares Online-Formular an- und abmelden. Die entsprechenden Links können direkt bereitgestellt werden.
- Nachverfolgbarkeit und Anpassung: Änderungen an Besucherdaten oder Registrierungen können flexibel bearbeitet und nachverfolgt werden. Das digitale Besucherbuch lässt sich an die Bedürfnisse des jeweiligen Standorts anpassen.
Weitere Informationen: https://docs.dsevstatus.de/dsev-privacytool/besucher-handbuch
Verbesserungen/ Optimierungen /
Privacy-Tool Version: V3.15/ LMS-Tool Version: V1.5 / Whistleblowing Tool: V3.14 (Update nur für Zertifikatsvorlage)
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Modul Beschäftigte > Mitarbeiter: neues Feld "Personal-Nr."
In den Stammdaten wurde das Feld "Personal-Nr." hinzugefügt, um die Mitarbeiterverwaltung weiter zu präzisieren. -
Modul Beschäftigte > Abteilungen: Anpassung Reihenfolge
Ab sofort kann die Reihenfolge der angezeigten Abteilungen im System individuell angepasst werden. Dies betrifft unter anderem die
Anzeige in den Verzeichnissen der Verarbeitungstätigkeiten (VVTs). Die Sortierung kann per Drag & Drop in den Voreinstellungen unter
Organisation > Voreinstellungen > Empfänger intern definiert werden. -
Modul Beschäftigte > Schulungen> Zertifikatsvorlage: Flexible Variablen für Teilnehmernamen
In den Zertifikatsvorlagen besteht jetzt die Möglichkeit, die Variablen für Vorname und Nachname der Teilnehmenden separat zuverwenden. Neue Variablen: ${Vorname} und ${Nachname}. Ist der Teilnehmer mit einem Mitarbeiter verknüpft, kann zusätzlich auf dieMitarbeiter-Stammdaten zugegriffen werden, mit den Variablen ${MA_Vorname} und ${MA_Nachname}.
