Dokumente | DSEV Docs

Im Modul Dokumente finden Sie Muster und Vorlagen, die Sie auf Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen können. Die dort hinterlegten Dokumente, wie z.B. Richtlinien etc., können nicht über die Software automatisch erstellt werden. Sie haben die Möglichkeit, eigene Vorlagen hochzuladen.

WICHTIG: Wenn Sie innerhalb der Module der Software Nachweise oder Verträge hochladen, werden diese automatisch im Dokumentenmodul abgelegt.

Innerhalb des Dokumentenmoduls können eigene Dokumente über den Online-Editor erstellt werden (Word, Excel und PowerPoint). Zusätzlich können Sie den Vertraulichkeitsstatus festlegen (z. B. Öffentlich, Intern etc.).

Dokumente hinterlegen - Ordnerstruktur

Unter Dokumente können alle Dokumente, die den Datenschutz oder die IT-Sicherheit betreffen, hinterlegt werden. Sie können über die Schaltfläche +Neuer Ordner eine neue Dokumentenkategorie bzw. neuen Ordner anlegen.

Über Suchen können Sie nach einem Schlagwort die Ordnerliste durchsuchen lassen. Wird ein Suchergebnis gefunden, erscheint es automatisch zum Auswählen in einer Liste im Suchfenster.

Über Dateien hochladen können Sie beliebig viele Dokumente für die jeweilige Kategorie hochladen. Somit haben Sie eine übersichtliche Darstellung der hinterlegten Dokumente und Vorlagen.

Über +Datei erstellen können Sie ein Dokument erstellen. Dieser Punkt wird im nächsten Schritt genauer erläutert.

Datei erstellen

Über die Schaltfläche +Datei erstellen können Sie eine neue Datei erstellen.

Im Feld Bezeichnung können Sie einen beliebigen Dateinamen hinterlegen.

Im Feld Klassifizierung kann das Dokument klassifiziert werden.

Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

Leer oder keine Klassifizierung: Das Dokument ist für jeden innerhalb und außerhalb der Organisation zugänglich und hat keine besondere Vertraulichkeit.
Öffentlich: Dokumente, die öffentlich zugänglich sind und keine Einschränkungen in Bezug auf ihre Verbreitung oder Nutzung haben, also keine besondere Vertraulichkeit.
Intern: Dokumente, die nur für interne Zwecke der Organisation bestimmt sind und nicht an externe Parteien weitergegeben werden dürfen.
Vertraulich: Dokumente, die sensible Informationen enthalten und nur autorisierten Personen innerhalb oder außerhalb der Organisation zugänglich gemacht werden dürfen.
Geheim: Dokumente, die besonders sensible oder geheime Informationen enthalten und nur einem sehr begrenzten Personenkreis innerhalb der Organisation zugänglich gemacht werden dürfen.
Streng geheim: Dokumente, die höchst sensible Informationen enthalten und nur einer sehr begrenzten Gruppe von Personen (mit Sicherheitsfreigabe) zugänglich gemacht werden dürfen.

Die Klassifizierung können Sie anpassen, in dem Sie den Namen des Dokumentes auswählen und dann zu Einstellungen gehen.