Gehen Sie zu Datenschutzverträge. Die Software bietet die Möglichkeit Online-Verträge zu erstellen und zu versenden. Der Vorteil: Die Verträge können digital unterzeichnet werden.
Neben den individuellen Verträgen kann beispielsweise für einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung ein öffentlicher Vertrag erstellt werden. Öffentliche Verträge ermöglichen es Vertragspartnern, selbstständig einen Vertrag zur Unterschrift zu erstellen, ohne dass der Vertragspartner zuvor im System angelegt sein muss.
Funktionsweise Datenschutzverträge
Hierzu muss zunächst eine Vorlage, ein Template angelegt werden.
Template erstellen
Sie haben die Wahl, ob Sie:
1.) Ein Template online über den Editor erzeugen möchten. Hier liefern wir einen Muster-AV Vertrag mit.
2.) Ein Dokument hochladen möchten. Es kann entweder eine Word-Datei oder eine PDF-Datei hochgeladen werden.
Sowohl beim Editor als auch bei Word-Dateien können Variablen benutzt werden. Die möglichen Variablen werden in der Bearbeitungsmaske angezeigt.
Hinterlegen sollten Sie außerdem den Absender und eine digitale Unterschrift.
Sie können automatische Anlagen, wie z.B. Übersicht von Verarbeitungstätigkeiten als Auftragsverarbeiter oder Technische und organisatorische Maßnahmen anhängen und optional noch weitere Anlagen hochladen.
Datenschutzvertrag erstellen
Sie können manuell Verträge aus Templates erzeugen.
Im Neuer Vertrag erstellen Dialog kann eine PDF-Datei hochgeladen oder aus allen PDF-Dateien aus dem Dokumenten-Modul ausgewählt werden.
Bei der Dateiauswahl wird der Titel automatisch gesetzt. E-Mail-Adresse und Name für den Empfänger sind Pflichtfelder.
Vertrag versenden
Im nächsten Dialog können Sie den Empfänger einladen.
Hierzu wird eine E-Mail versendet.
Der Empfänger erhält nun eine E-Mail mit der Bitte das Dokument zu unterzeichnen. Wenn das Gültig bis Datum erreicht wurde, wird das Dokument gesperrt.
Nach erfolgreicher Unterzeichnung erhalten Sie eine Benachrichtigung über die Nachrichtenzentrale. Der Empfänger erhält eine E-Mail mit dem Unterschriftenprotokoll und dem Dokument im Anhang.
Tipp: Die Standard-E-Mail kann in den Voreinstellungen (Organisation > Voreinstellungen) geändert werden.
Alternativ können Sie unter dem Modul Kunden/ Auftraggeber Auftragsverarbeitungsverträge hinterlegen.
Funktionsweise Mitarbeiterverpflichtung
Mitarbeiterverpflichtung können im Mitarbeiterstammdatenblatt im Mitarbeitermodul angelegt werden.
Das Mitarbeitermodul ist unter Beschäftigte > Mitarbeiter zu finden.
