Die über die Online-Plattform eingegangenen Hinweise sind im Bereich Hinweisgeberschutz > Hinweise für alle Benutzer mit entsprechenden Zugriffsrechten sichtbar. Hier können die Hinweise zentral bearbeitet werden.
Dieser Bereich dient der effizienten Bearbeitung eingegangener Hinweise. Die wichtigsten Funktionen sind:
- Effizientes Fallmanagement mit Anzeige von Bearbeitungsfristen.
- Möglichkeit zur manuellen Erfassung von Hinweisen, die über andere Kanäle (z. B. Telefon oder persönliche Gespräche) eingegangen sind.
- Freigabeverwaltung zur Begrenzung des Zugriffs auf berechtigte Benutzer.
- Eskalationsmodell und Stellvertreterfunktion bei Inaktivität.
- Hinzufügen von Kommentaren und Dateien zu Hinweisen.
- Erstellung von Berichten und Dokumentationen.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Hinweise, die über andere Kanäle (z. B. per Telefon oder persönliches Gespräch) eingegangen sind, manuell zu erfassen. Für manuell erfasste Hinweise stehen dieselben Fragen und Optionen zur Verfügung wie im Online-Portal.
Durch die Vergabe eines Startcodes kann eine sichere, geschützte Kommunikation zwischen dem Hinweisgeber und dem Bearbeiter digital über das Portal erfolgen.
Nach der Erfassung eines Hinweises: Sobald ein Hinweis erfasst wurde – sei es manuell oder über das Online-Portal –, sind die entsprechenden Daten für Benutzer mit den passenden Rechten einsehbar. Standardmäßig können alle Benutzer mit Zugriff auf das Hinweisgeber-Modul den Hinweis einsehen, sofern die Sichtbarkeit nicht durch Einstellungen (z. B. in den Plattform-Einstellungen) eingeschränkt wurde.
Bearbeitung von Hinweisen: Hinweise können zentral dokumentiert und weiterbearbeitet werden. Dabei werden unter anderem folgende Informationen erfasst:
- Alle ergriffenen Maßnahmen.
- Der Stand der internen Ermittlungen.
- Das Ergebnis der Untersuchung.
- Weitere Kommunikation mit dem Hinweisgeber.
Diese Daten werden vollständig und nachvollziehbar in einem zentralen Datensatz dokumentiert. Zusätzlich können relevante Dokumente, Nachweise und interne Kommentare hinzugefügt werden.
Fristenmanagement: Das System berechnet automatisch die Frist, innerhalb der der Hinweisgeber eine Rückmeldung erhalten muss, basierend auf dem Datum des eingereichten Hinweises. Dies stellt sicher, dass die Bearbeitung fristgerecht und in Übereinstimmung mit gesetzlichen Vorgaben erfolgt.
Geschützte Kommunikation: Nach der Abgabe eines Hinweises kann die geschützte Kommunikation zwischen dem Hinweisgeber und dem Bearbeiter über das Online-Portal fortgeführt werden.
Der Hinweisgeber erhält:
- Eine automatisch generierte individuelle Kennung (Zahlencode) bei der Einreichung des Hinweises über das Online-Portal.
- Alternativ einen Startcode, der vom Bearbeiter des Hinweises bereitgestellt werden kann.
Mit dieser individuellen Kennung und einem selbst gewählten Passwort kann sich der Hinweisgeber über die Einstiegsseite des Online-Portals anmelden, um sicher und vertraulich weiter zu kommunizieren.
Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Bearbeiter: Nach der Anmeldung im Online-Portal hat der Hinweisgeber die Möglichkeit, direkt mit dem Bearbeiter zu kommunizieren. Dabei kann er weitere Nachrichten oder Dateien übermitteln. Diese Funktion steht auch für anonyme Hinweisgeber zur Verfügung und gewährleistet eine geschützte und vertrauliche Kommunikation.
Der Bearbeiter kann ebenso Nachrichten und Dateien über das Portal senden
Zentrale Dokumentation: Alle Informationen zu einem Hinweis werden vollständig und zentral im entsprechenden Hinweisdatensatz gespeichert. Bei Bedarf können diese Daten optional als PDF exportiert werden, um sie extern weiterzuverwenden oder zu archivieren.
Visualisierung im Cockpit: Im Cockpit wird die Anzahl der eingegangenen Hinweise grafisch visualisiert. Ein Klick auf die Visualisierung führt direkt in den Bereich Hinweisgeberschutz > Hinweise, wo eine tabellarische Übersicht aller Hinweise angezeigt wird.
