Sollten Sie das Konzernmodul gebucht haben, können Sie in der Navigation (unter Konzernverbund) alle Unternehmen oder Mandate einsehen. Ebenfalls besteht dort die Möglichkeit, Leistungen und Empfänger zu dokumentieren.
Vorteile:
- Verwaltung komplexer Unternehmensstrukturen: Das Konzernmodul ermöglicht eine einfache Verwaltung von Konzernstrukturen oder Unternehmensgruppen, die aus Mutter- und Tochterunternehmen bestehen. Eine zusätzliche Ebene in der Mandanten-Liste wird eingeführt, um diese Struktur abzubilden.
- Automatische Vererbung von Einstellungen: Die Mandanten-Einstellungen der Konzernmutter werden automatisch auf die Tochterunternehmen übertragen, wodurch der Administrationsaufwand reduziert und eine konsistente Konfiguration sichergestellt wird.
- Zentrale Verwaltung und Kopierfunktionen: Verfahren, Schulungen, Checklisten, Dienstleister, Fragenkataloge, Datenschutzverträge und Applikationen können problemlos von einer Organisation in eine andere kopiert werden. Zudem ist es möglich, ganze Organisationen zu duplizieren, um die Verwaltung mehrerer Unternehmen zu vereinfachen.
- Zentralisierte Benutzer- und Rechteverwaltung: Administrator*innen der Konzernmutter erhalten automatisch Zugriff auf die Tochterunternehmen. Die Zugriffsrechte können dabei detailliert und flexibel über das Rechtemanagement eingestellt werden, um die spezifischen Anforderungen der jeweiligen Organisation zu erfüllen.
- Shared-Service-Gruppen: Zentrale Dienstleistungen innerhalb des Konzerns werden durch Shared-Service-Gruppen abgebildet. Dies ermöglicht eine effiziente Dokumentation von Leistungen. Datenschutzverträge können digital versendet werden, und relevante Verarbeitungsvorgänge sowie Dienstleister werden automatisch synchronisiert, wodurch doppelte Dokumentationen vermieden werden.
Das Modul Konzernverbund ist ausschließlich im Konto der Konzernmutter sichtbar, also in dem Konto, für das das Konzern-Modul aktiviert wurde.
Konzernverbund > Organisationen:
In diesem Bereich verwalten Sie die Tochterunternehmen des Konzerns. Sie können neue Tochterunternehmen anlegen, bestehende verwalten und sich auch in einem Tochterunternehmen anmelden.
Neuanlage: Über den Button „Neues Unternehmen“ kann ein neues Tochterunternehmen angelegt werden. Die allgemeinen Mandanten-Einstellungen der Konzernmutter werden automatisch auf das Tochterunternehmen übertragen. Der aktuelle Nutzer wird der neuen Tochter-Organisation als Administrator hinzugefügt. Dieser Administrator kann später entfernt werden, ohne dass die Zugriffsrechte verloren gehen.
Organisation duplizieren: Eine bestehende Tochter-Organisation kann dupliziert werden. Wählen Sie in den Mandanteneinstellungen die Option Organisation duplizieren. Hier können Sie festlegen, welche Daten und Einstellungen bei der Duplizierung übernommen werden sollen.
Konzernverbund > Shared-Services:
In Shared-Service-Gruppen werden zentrale Dienstleistungen innerhalb des Konzernverbunds abgebildet. Eine Shared-Service-Gruppe besteht aus einem Leistungserbringer und beliebig vielen Leistungsempfängern innerhalb des Konzerns.
Innerhalb des Leistungserbringers können Leistungen definiert und den Empfängern zugeordnet werden. Datenschutzverträge können digital an die Empfänger versendet werden. Die zugehörigen Verarbeitungen werden automatisch in das Verarbeitungsverzeichnis der Empfänger synchronisiert.
Shared Services bilden die Beziehung der Dienstleistungen innerhalb des Konzerns ab, zentralisieren die Daten (z. B. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Dienstleister, Verträge) und synchronisieren diese automatisch zwischen den Unternehmen.
Vorteil:
Eine doppelte Dokumentation entfällt, und die internen Leistungen werden in den automatischen Reportings und Dokumentationen der einzelnen Unternehmen entsprechend erfasst.
