Gehen Sie zu Plattform-Einstellungen.
Hier legen Sie die Parameter der internen Meldestelle fest. Dazu gehören:
- Die URL, welche Hinweisgeber aufrufen, um zum Portal zu gelangen.
- Die Sprache, in der Hinweisgeber Hinweise einstellen können.
- Benutzer anlegen, die Zugriff auf Hinweise haben
- Anonyme oder nicht anonyme Meldungen zulassen.
- Sprachaufzeichnungen erlauben.
- Texte im Portal einstellen oder ändern (z. B. Datenschutzerklärung etc.).
- Themen und Schwerpunkte können angepasst bzw. ergänzt werden.
Wichtig: Sollte die Plattform im Wartungsmodus aktiviert sein, können keine Meldungen eingehen.
Whistleblowing System – Hinweise
- Unter Hinweise werden alle eingegangenen Hinweise aufgelistet. Sie sehen auf einen Blick den aktuellen Status der Bearbeitung, das Thema und die Anmerkungen.
- In Hinweise können Sie ein internes Aktenzeichen vergeben und den Status festlegen.
- Sie haben die Möglichkeit, mit dem Hinweisgeber über das Portal zu kommunizieren, ähnlich einer Chat-Plattform.
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Mit der Funktion Report kann der Fall als PDF exportiert werden. Das ist hilfreich, wenn man zwischendurch den Bearbeitungsstand dokumentieren will.
Wichtig: Einen abgeschlossenen Fall sollte man immer als PDF exportieren und sicher lagern (Aufbewahrungspflicht!).
Hinweise manuell eingeben
Auch Hinweise, die nicht über das Portal eingereicht werden können und sollen im Portal angelegt werden. Auch hier sind Fristen zu beachten und Dokumentationen zu erstellen.
Klicken Sie auf +Hinweis erfassen, um mit dem Dialog zu beginnen.
Wichtig: Mit dem Start-Code (nur bei manuellen Hinweise) können sich hinweisgebende Personen in das Portal (Startseite) einloggen und mit Ihnen kommunizieren. Diesen Code können Sie weitergeben z. B. bei einer telefonischen Meldung.
WICHTIG: Für das Whistleblowing-Portal muss eine separate Berechtigung vergeben werden. Nur Personen, die als Hinweisgeberschutzbeauftragte bestellt sind, dürfen darauf zugreifen.
