Dokumentenlenkung: Erstellung, Versionierung und Freigabe

Die Dokumentenlenkung im Modul Dokumente ermöglicht eine umfassende Steuerung und Verwaltung des gesamten Dokumentenlebenszyklus – von der Erstellung über die Versionierung bis hin zur Freigabe, Festschreibung und Veröffentlichung. Ziel ist es, die Aktualität, Nachvollziehbarkeit und Compliance-Sicherheit aller Dokumente sicherzustellen.

Hauptfunktionen der Dokumentenlenkung

Systemversionierung: Jede Änderung erzeugt automatisch eine neue interne Systemversion mit vollständiger Protokollierung, sodass der gesamte Änderungsverlauf jederzeit einsehbar ist.
Rollenbasierte Freigabeprozesse: Verantwortlichkeiten lassen sich flexibel direkt festlegen, um klare Prüfer- und Freigaberegelungen sicherzustellen.
Freigabeprozess mit Änderungsverlauf: Der vollständig digitale Freigabeprozess ermöglicht eine Prüfung und Genehmigung der Dokumente direkt online, bevor sie produktiv genutzt werden. Alle Änderungen sind nachvollziehbar dokumentiert.
Festschreibung und Veröffentlichung: Nach erfolgreicher Freigabe können finale Versionen festgeschrieben und als verbindliche Referenzdokumente veröffentlicht werden. Der Status und die Änderungshistorie eines Dokuments sind über einen im Dokument integrierten QR-Code online einsehbar.

Diese umfassende Dokumentenlenkung gewährleistet eine lückenlose Nachverfolgbarkeit und unterstützt die Einhaltung von Compliance-Vorgaben in den Bereichen Datenschutz, Datensicherheit und Qualitätsmanagement.

Praxisbeispiel: Erstellung und und Freigabe einer KI-Richtlinie

Im Folgenden wird der Prozess der Dokumentenlenkung und Freigabe anhand eines fiktiven Beispiels erläutert.

Der Datenschutzbeauftragte (DSB) erstellt das Dokument „KI-Richtlinie für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) im Unternehmen“. Im nächsten Schritt wird das Dokument vom IT-Sicherheitsbeauftragten (ISB) geprüft, um sicherzustellen, dass alle sicherheitsrelevanten Anforderungen berücksichtigt werden. Nach Abschluss der Prüfung wird das Dokument festgeschrieben und zur finalen Freigabe an die Geschäftsführung (GF) weitergeleitet. Sobald die Geschäftsführung das Dokument freigibt, wird es veröffentlicht und allen relevanten Mitarbeitenden als offizielle, verbindliche Version zur Verfügung gestellt.

Der DSB erstellt das Dokument im Online-Editor startet die Dokumentenlenkung. Dadurch wird automatisch eine Dokumenten-ID generiert, und in der linken Spalte erscheint eine Versionshistorie. Diese enthält einen Zeitstempel sowie eine fortlaufende Nummerierung aller Änderungen. Hinweis: In der Versionshistorie können frühere Versionen jederzeit wiederhergestellt werden.

Im nächsten Schritt prüft der IT-Sicherheitsbeauftragte (ISB), ebenfalls ein Benutzer, das Dokument und bearbeitet es bei Bedarf. Der DSB weist ihm dazu die entsprechende Aufgabe über die Aufgabenfunktion zu.

Der ISB öffnet das Dokument im Online-Editor, überprüft die Inhalte und nimmt notwendige Änderungen vor. Nach dem Speichern wird automatisch eine neue Version des Dokuments erstellt, die in der Versionshistorie in der linken Spalte angezeigt wird. Der ISB dokumentiert die vorgenommenen Änderungen mithilfe der Revisionsfunktion, sodass die Anpassungen nachvollziehbar bleiben.

Die KI-Richtlinie wurde nun vom ISB und DSB kollaborativ erstellt und liegt nach der Abstimmung in ihrer finalen Version vor. Diese Version wird anschließend festgeschrieben und zur Freigabe an die Geschäftsführung weitergeleitet.

Der DSB nutzt die Funktion "Festschreibung" in der Versionshistorie, um die aktuelle Version als verbindlich zu markieren. Dabei vergibt er eine Versionsnummer, fügt eine Beschreibung des Dokuments hinzu und kann optional Änderungen sowie zusätzliche Informationen für die Prüfer oder Freigeber hinterlegen.

Um den Prüf- und Freigabeprozess zu starten, müssen nach der Festschreibung des Dokuments die Rollen und Verantwortlichkeiten definiert werden. Dabei können Typ (z. B. Geschäftsführung, Verantwortlicher), Art (Rolle oder Mitarbeiter) sowie die Verknüpfung festgelegt und mit einer Beschreibung ergänzt werden.
(Hinweis: Die Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten erfolgt im Modul Beschäftigte -> Rollen, wo diese flexibel an die spezifischen Anforderungen der Organisation angepasst werden können. Wichtig ist, dort die Typen bzw. Zuordnungsarten (z. B. Geschäftsführung, Verantwortlicher etc.) zu definieren und die Felder „Systemfeld: Autor“ und „Systemfeld: Freigeber“ entsprechend zu aktivieren. Nur mit einem aktiven „Systemfeld: Freigeber“ kann der Freigabeprozess gestartet werden).

In diesem Beispiel ist die Geschäftsführung für die Freigabe verantwortlich (die Geschäftsführung selbst ist kein direkter Benutzer ist, aber unter Beschäftigte > Mitarbeiter hinterlegt). In der Dokumentenlenkung kann die Geschäftsführung über Rolle und Verantwortlichkeiten nun für die Freigabe des Dokuments definiert werden. Mit einem Klick auf „Änderung festschreiben“ wird die aktuelle Version des Dokuments verbindlich festgeschrieben. Anschließend kann die Freigabe durch die Geschäftsführung angefordert werden.

Die Geschäftsführung erhält eine E-Mail mit dem Betreff „Freigabeanforderung: [Zielobjekt]“. Das Zielobjekt, in diesem Fall die "Datei 001 KI-Richtlinie", wird dabei namentlich erwähnt. Der Link zum Freigabeformular ist 30 Tage gültig.

Die Geschäftsführung prüft das Dokument direkt online und hinterlässt eine Rückmeldung über das Freigabeformular. Dieses Formular kann während der Prüfung jederzeit über den grünen Kreis in der rechten unteren Ecke geöffnet werden. In diesem Fall lehnt die Geschäftsführung die Freigabe ab und gibt eine entsprechende Rückmeldung.

Der DSB, der die Freigabe angefordert hatte, wird über die Rückmeldung und den Freigabestatus („Nein“) benachrichtigt. Den Rückmeldekommentar kann er über das nebenstehende Icon einsehen.

Anschließend überarbeitet der DSB das Dokument auf Basis der Rückmeldung der Geschäftsführung, schreibt die neue Version fest und fordert erneut die Freigabe an. Nachdem die Geschäftsführung die Freigabe erteilt hat, wird das Dokument veröffentlicht.

Das Dokument ist nun in seiner finalen Version festgeschrieben und veröffentlicht.
(Hinweis: Im Dialog zur Festschreibung besteht immer auch die Möglichkeit, diese wieder aufzuheben oder das Dokument ohne Freigabe zu veröffentlichen.)

Der Status des Dokuments sowie die gesamte Änderungshistorie sind jederzeit über die Dokumenten-ID nachverfolgbar – sowohl innerhalb als auch über einen QR-Code (Optional), der im Dokument integriert ist.

Beispiel mit QR-Code:

ACHTUNG: Damit ein QR-Code generiert wird muss folgende Variable in der Standardvorlage hinzugefügt werden: ${QRCode-Lenkung}

Die Vorlage bearbeiten Sie unter "Organisation> Word-Vorlagen"

Der QR-Code verweist auf eine URL im Schema https://portal.dsev.online/docs/ oder https://compliance.dsev.online/docs/, wo die Dokumenten-ID eingegeben werden kann, um Informationen zum Dokument aufzurufen.

Nach Eingabe der Dokumenten-ID (Zahlen-ID ohne Hashtag) öffnet sich eine Seite mit Informationen zum Status und zur Versionshistorie. Vorteil: Die Dokumentenlenkung und der QR-Code ermöglichen eine vollständig digitale Abbildung von Status und Änderungshistorie, so dass eine separate Dokumentation im Dokument selbst nicht erforderlich ist.