Kontaktverwaltung
Im System können nun externe Kontakte verwaltet werden. Dies ist in den Bereichen Dienstleister/Auftragnehmer, Kunden/Auftraggeber möglich.
Für Kontakte können umfangreiche Stammdaten hinterlegt werden. Übergreifende Kontaktkategorien (z. B. Ansprechpartner, Administrator etc.) können flexibel und systemübergreifend definiert und einzelnen Kontakten zugewiesen werden.
Rollen- und Verantwortlichkeitsmanagement
Im System können nun Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisation flexibel und umfassend definiert sowie zugewiesen werden. Dies ermöglicht eine präzise Abbildung der Zuständigkeiten und erleichtert das Management von Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen.
- Im Modul Beschäftigte gibt es einen neuen Bereich Rollen, in dem spezifische Rollen (z. B. ISB, DSK, IT-Administrator, Notfall-Verantwortliche) definiert werden können.
- Jede Rolle kann einem Mitarbeiter zugewiesen werden, um eine klare Zuordnung von Zuständigkeiten und Befugnissen zu gewährleisten.
- Zusätzlich können hier Verantwortlichkeiten über die Funktion "Zuordnungsarten bearbeiten" flexibel definiert werden (z. B. Bearbeiter, Eigentümer/Besitzer, Fachlicher Ansprechpartner, Rechenschaftspflichtiger, etc.).
- Einbindung externer Kontakte: Über Kontakte von Dienstleistern (siehe oben) kann eine Rolle auch extern besetzt werden. So kann beispielsweise ein externer IT-Dienstleister als IT-Administrator benannt werden.
Verknüpfung von Rollen/Verantwortlichkeiten mit Datensätzen
Rollen und/oder Mitarbeiter können nun inklusive frei definierbarer Verantwortlichkeiten (z. B. „Verantwortlich“, „Besitzer“ etc.) mit verschiedenen Datensätzen im System verknüpft werden, darunter:
- Verarbeitungstätigkeiten
- Dienstleister
- Kunden
- Dokumente
- Applikationen
- Geräte
Wo dies möglich ist, erscheint automatisch ein „Verknüpfen“-Icon in der Kopfleiste des Datensatzes. Über dieses Icon wird ein Dialog aufgerufen, in dem der Datensatz mit einer Verantwortlichkeit, einer Rolle oder einem Mitarbeiter verknüpft werden kann. Es ist möglich, mehrere Verknüpfungen anzulegen, diese detailliert zu beschreiben und bei Verarbeitungstätigkeiten optional in den Reports auszugeben.
Im Modul Beschäftigte sind nun auf Ebene der Bereiche Rollen und/oder Mitarbeiter die jeweils verknüpften Datensätze tabellarisch verfügbar und direkt verlinkt. Verknüpfungen können an dieser Stelle auch gelöscht werden (ebenso wie auf Ebene des Datensatzes).
